Zakres i charakter prawny informacji ujawnianych w KRS | Co do zasady

Uwagi na gruncie wykorzystywania odpisów z KRS w praktyce obrotu

Rejestr przedsiębiorców wchodzący w skład Krajowego Rejestru Sądowego istnieje już od niemal dwunastu lat (przepisy ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym („ustawa o KRS”), stanowiącej podstawę prawną funkcjonowania rejestru, weszły w życie 1 stycznia 2001 roku). Mimo to w praktyce obrotu dość powszechne jest niedostateczne rozumienie konsekwencji ujawnienia lub odpowiednio nieujawnienia pewnych informacji w tym rejestrze.

Zakres informacji ujawnianych w rejestrze

Obowiązek zgłaszania określonych informacji do rejestru przedsiębiorców spoczywa zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych na samych przedsiębiorcach. Wniosek o wpisanie określonych danych w rejestrze powinien być co do zasady złożony w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu.

Wpisów w rejestrze (obejmujących zarówno wprowadzenie, jak i wykreślenie określonych informacji) dokonuje sąd rejestrowy (sąd rejonowy).

Zakres danych podlegających ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców został określony w ustawie o KRS i obejmuje w szczególności informacje dotyczące:

• danych podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru (w tym m.in. oznaczenie formy prawnej, pod którą podmiot działa oraz jego firmy – nazwy);
• jego siedziby i adresu;
• umowy spółki (statutu) i jej kolejnych zmian;
• struktury własnościowej (wspólników spółki z o.o. posiadających 10% udziałów w kapitale zakładowym, jedynego akcjonariusza itp.);
• kapitału zakładowego;
• organów i osób wchodzących w ich skład;
• przedmiotu działalności itp.

Jakkolwiek obowiązek zgłoszenia do KRS informacji odnosi się w zasadzie w równym stopniu do wszystkich danych wskazanych we właściwych przepisach (w szczególności zaś w k.s.h.)¹ , charakter wpisów poszczególnych informacji nie jest w każdym przypadku taki sam.

Charakter prawny wpisów

Co do zasady wyodrębnić można dwie kategorie wpisów:

• konstytutywne, tzn. takie, z których dokonaniem właściwe przepisy (w szczególności przepisy k.s.h.) wiążą skutki w postaci powstania, zmiany lub ustania prawa bądź stosunku prawnego; oraz
• deklaratoryjne, służące jedynie potwierdzeniu powstania, zmiany lub ustania prawa bądź stosunku prawnego.

Do pierwszej kategorii wpisów zaliczają się na przykład wpisy:

• na podstawie których dany podmiot uzyskuje lub traci osobowość prawną,
• zmian w umowie (statucie) spółki kapitałowej, w tym m.in. zmiany firmy (nazwy), siedziby (miejscowości, w której ma siedzibę organ zarządzający podmiotem wpisanym do rejestru); oraz
• dotyczące zmian w wysokości kapitału zakładowego (choć z pewnymi wyjątkami).

Z kolei do kategorii deklaratoryjnych należą między innymi wpisy informacji o:

• adresie, pod którym działa podmiot (tj. konkretnej ulicy, numerze budynku itp., w ramach miejscowości będącej siedzibą tego podmiotu);
• osobach wchodzących w skład organów, np. zarządu, rady nadzorczej (ale już informacja o zasadach reprezentacji przez zarząd oraz informacja o fakcie istnienia rady nadzorczej stanowi wpis konstytutywny);
• złożonych sprawozdaniach finansowych.

Jak wynika z powyższych rozważań, w odniesieniu do informacji, których wpis do rejestru ma charakter konstytutywny, niedopełnienie obowiązku zgłoszenia informacji powoduje, że zamierzone skutki prawne w ogóle nie nastąpią (np. do czasu zgłoszenia do sądu i następnie dokonania wpisu zmiany firmy spółki, dana spółka funkcjonuje pod dotychczasową firmą).

Inaczej jest natomiast w przypadku informacji, których wpisanie w rejestrze ma charakter deklaratoryjny. Nieujawnienie informacji w rejestrze nie powoduje tu bowiem co do zasady nieskuteczności czy nieważności powstania, zmiany lub ustania prawa bądź stosunku prawnego, ale skutkuje brakiem możliwości powoływania się przez podmiot wpisany do rejestru na nieujawnione w nim dane w stosunku do osób trzecich działających w dobrej wierze. Nie wyklucza to oczywiście ewentualnych dodatkowych sankcji związanych z brakiem terminowego zgłoszenia do rejestru określonych danych.

Prawdziwość informacji ujawnionych w rejestrze

Ustawa o KRS nie obejmuje informacji ujawnionych w rejestrze przedsiębiorców ochroną podobną do znanej z przepisów regulujących funkcjonowanie ksiąg wieczystych instytucji rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych. Tym samym osoba działająca w zaufaniu do informacji ujawnionych w rejestrze nie korzysta z takiej samej ochrony, jaka np. ma zastosowanie w odniesieniu do nabywcy nieruchomości.

Jednocześnie jednak ustawa o KRS przewiduje dwa mechanizmy służące ochronie osób trzecich działających w dobrej wierze na podstawie informacji ujawnionych w rejestrze. Są to zasada jawności materialnej wpisów w rejestrze oraz zasada wiarygodności informacji w nim zawartych.

Zgodnie z zasadą jawności materialnej dane wpisane do rejestru oraz ogłoszone w Monitorze Sądowym i Gospodarczym („MSiG”) są powszechnie znane (art. 15 ust. 1 zd. 1 ustawy o KRS), a z faktem tym związane jest niewzruszalne domniemanie powszechnej znajomości ogłoszonych wpisów. Jego konsekwencją jest to, że nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ogłoszonych wpisów. Jedyny wyjątek od tej zasady dotyczy czynności dokonanych przed upływem szesnastego dnia od dnia ogłoszenia w MSiG i polega na tym, że osoba trzecia może zasłaniać się nieznajomością ogłoszonych wpisów, jeżeli udowodni, że o ich treści nie mogła wiedzieć.

Negatywnym aspektem zasady jawności materialnej jest z kolei to, że na dane, które nie zostały w należyty sposób ujawnione (dotyczy to informacji, których wpis ma charakter deklaratoryjny), podmiot zobowiązany do ich ujawnienia nie może się powoływać wobec osób trzecich działających w dobrej wierze.

Z kolei na gruncie drugiej ze wspomnianych zasad, tj. zasady wiarygodności informacji zawartych w rejestrze, informacje te objęte są domniemaniem prawdziwości. Domniemanie to ma jednak charakter wzruszalny, bowiem co do zasady każdy może je obalić, wykazując, że dane wpisane w rejestrze nie są zgodne z rzeczywistym stanem prawnym. Na nieprawdziwość tych danych nie może jednak powoływać się sam podmiot, którego dane dotyczą, chyba że nie zaniedbał obowiązku niezwłocznego wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu.

Odpis z rejestru i jego aktualność

Zgodnie z ustawą o KRS każdy ma prawo do przeglądania akt rejestrowych podmiotów wpisanych do rejestru, a także do uzyskiwania odpisów z tego rejestru. Obecnie, oprócz odpisów (aktualnych i pełnych), wydawanych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego, możliwe jest samodzielne pobranie wydruków komputerowych aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do rejestru (funkcjonalność ta dostępna jest na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości). Dokumenty te mają moc zrównaną z mocą „tradycyjnych” odpisów z rejestru.

Na gruncie rozważań na temat odpisów z rejestru pojawia się niezwykle praktyczny problem dotyczący okresu, w którym odpis z rejestru zachowuje aktualność. Ani przepisy ustawy o KRS, ani rozporządzeń wykonawczych wydanych na jej podstawie nie posługują się pojęciem aktualności ani ważności odpisu z rejestru w czasie.

Na gruncie § 6 rozporządzenia z dnia 27 grudnia 2011 roku²  odpis aktualny zawiera aktualną treść wpisów w rejestrze pod danym numerem KRS, a odpis pełny – treść wszystkich wpisów, dokonanych od chwili pierwszego wpisu, z wyjątkiem wpisów niepodlegających ujawnieniu. Wynika z tego, że informacje zawarte w odpisie z rejestru są aktualne na chwilę wydania tego odpisu (oznaczoną z dokładnością do jednej sekundy).

W konsekwencji należy stwierdzić, że co do zasady nie można w odniesieniu do odpisu z rejestru przedsiębiorców posługiwać się kategorią okresu, w którym zachowuje on ważność. Odpis jest bowiem ważny bezterminowo, co jednak nie oznacza, że dane w nim zawarte są równie bezterminowo aktualne.

Nieliczne wyjątki od wspomnianej zasady znaleźć można w przepisach szczególnych. Tytułem przykładu, na gruncie przepisów prawa zamówień publicznych, rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, przewiduje, że w pewnych sytuacjach zamawiający może żądać aktualnego odpisu z właściwego rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Podsumowanie

Niezależnie od formalnoprawnego charakteru informacji ujawnionych w rejestrze przedsiębiorców, bieżące posługiwanie się danymi w nim ujawnionymi niewątpliwie zwiększa bezpieczeństwo prawne uczestników obrotu. Warto więc każdorazowo potwierdzać w tym rejestrze np. dane osób uprawnionych do reprezentowania kontrahenta albo wręcz weryfikować, czy podmiot, z którym planujemy nawiązać stosunki gospodarcze, w ogóle istnieje.

Ustalenie wspomnianych informacji za pośrednictwem dostępnej publicznie bazy danych nie tylko nie naraża przedsiębiorcy na żadne koszty, ale także pozwala na ograniczenie ryzyka związanego z prowadzoną działalnością.

Maciej Szewczyk, Grupa Transakcyjna kancelarii Wardyński i Wspólnicy

______________

¹ Odpowiednio również w przepisach regulujących kwestię tworzenia i funkcjonowania podmiotów innych niż spółki handlowe podlegających wpisowi do rejestru, w szczególności zaś w przepisach dotyczących stowarzyszeń, fundacji itp.).

² Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 grudnia 2011 roku w sprawie ustroju i organizacji Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz trybu i sposobu udzielania informacji z Krajowego Rejestru Sądowego i wydawania kopii dokumentów z katalogu, a także struktury udostępnianych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru oraz cech wydruków umożliwiających ich weryfikację z danymi w Rejestrze (Dz.U. Nr 297, poz. 1760).