Wizja lokalna a zebranie wykonawców
Zamawiający dysponuje szeregiem instrumentów, które w ramach trwającego postępowania pomagają mu nakreślić wykonawcom pełen obraz oczekiwań związanych z przedmiotem zamówienia.
Nowe Prawo zamówień publicznych wejdzie w życie dopiero za rok, ale już znamy jego kształt i wiemy, że ustawodawca kładzie w nim większy nacisk na współpracę zamawiającego z wykonawcami. Nowa ustawa zachęca do dialogu i bardziej partnerskich rozmów o kształcie przedmiotu zamówienia. Rynek ma w tym względzie dalece większą wiedzę niż zamawiający, wobec czego wymiana informacji może być tylko z korzyścią dla obu stron. Zamawiającemu może pozwolić lepiej opisać przedmiot zamówienia, tak by mógł uzyskać dokładnie to, co jest mu potrzebne. Z kolei wykonawcom daje szansę lepiej dostosować ofertę do potrzeb zamawiającego, ale też zwrócić mu uwagę, jeżeli istnieją na rynku rozwiązania, o których zamawiający nie wiedział.
Idylla? Skądże. Już na gruncie obecnego Prawa zamówień publicznych mamy takie instrumenty jak wizja lokalna i zebranie wykonawców. W niniejszym tekście pokrótce omówię każdy z nich.
Zebranie wszystkich wykonawców
Zgodnie z art. 38 ust. 3 p.z.p. zamawiający może zwołać zebranie wszystkich wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Informację o terminie zebrania udostępnia się na stronie internetowej. Obecność na takim zebraniu nie jest oczywiście obowiązkowa, a nawet nieobecni na nim wykonawcy mogą skorzystać z wiedzy uzyskanej w jego trakcie. Zgodnie bowiem z art. 38 ust. 3a p.z.p. zamawiający sporządza informację zawierającą zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnienie treści SIWZ oraz odpowiedzi na nie, bez wskazywania źródeł zapytań, a następnie udostępnia ją na stronie internetowej.
Przebieg zebrania polega zasadniczo na zgłaszaniu pytań wykonawców do treści SIWZ. Najczęściej zamawiający wymagają, aby pytania były zadawane na piśmie. Obowiązujące przepisy nie zabraniają jednak ustnej wymiany informacji podczas zebrania, to jest zarówno zadawania pytań, jak i udzielania odpowiedzi, o ile jedne i drugie zostaną spisane i udostępnione na stronie internetowej. Zamawiający może jednak także samodzielnie kształtować informacje, które przekaże podczas zebrania. Może zwrócić uwagę na najbardziej istotne z jego punktu widzenia postanowienia SIWZ albo odpowiedzieć na pytania, które otrzymał przed zebraniem.
Zebranie może zostać zwołane w każdym trybie postępowania, w którym istnieje SIWZ. W praktyce najczęściej jest ono wykorzystywane w przetargu nieograniczonym i ograniczonym. Jest tak zapewne dlatego, że negocjacje z ogłoszeniem i dialog konkurencyjny i tak przewidują kontakty stron (negocjacje, dialog), wobec czego zebranie wszystkich wykonawców może wydawać się zbyteczne.
Z uwagi na konieczność zaprotokołowania wszystkich informacji wymienionych w toku zebrania i następnie udostępnienia ich na stronie internetowej atrakcyjność udziału w zebraniu może być dla wykonawców ograniczona: i tak dowiedzą się o jego przebiegu. Z punktu widzenia zamawiającego zebranie może pomóc porządkować tok postępowania i kontrolować strumień dostarczanych przez wykonawców pytań, aby nie były kierowane na ostatnią chwilę, a już szczególnie na krótko przed terminem otwarcia ofert. Oczywiście zamawiający nie ma obowiązku odpowiadać na pytania zadane w drugiej połowie czasu wyznaczonego na składanie ofert (zgodnie z art. 38 ust. 1 p.z.p.), ale ich ciężar gatunkowy może być taki, że dla dobra postępowania nie powinny zostać bez odpowiedzi, co z kolei może wymuszać konieczność przesunięcia terminu składania ofert (zgodnie z art. 38 ust. 4a i 6 p.z.p.).
Wizja lokalna
Wizja lokalna jest organizowana przez zamawiającego wówczas, gdy odbycie wizji lokalnej jest niezbędne do złożenia oferty. W szczególności sytuacja taka zachodzi wówczas, gdy do prawidłowego opracowania oferty wymagana jest weryfikacja warunków, w jakich będzie realizowane zamówienie. Może tak być na przykład w przypadku przebudowy istniejącego obiektu bądź budowy nowego obiektu, jeśli uwarunkowania terenu budowy są pod pewnymi względami nietypowe lub szczególnie istotne (na przykład ze względu na warunki fizyczne lub organizacyjne). Wizja lokalna może być jednak niezbędna również w zamówieniach na dostawy lub usługi, jeżeli w cenie oferty należy uwzględnić szczególne ryzyka związane ze specyfiką montażu w danej lokalizacji albo ryzyka związane ze specyficznymi cechami lokalizacji, w których ma być świadczona usługa.
Jeżeli zamawiający przewiduje wizję lokalną, informuje o niej wszystkich wykonawców. W tym celu wyznacza termin, w którym wszyscy wykonawcy mają prawo zbadać teren realizacji zamówienia: w tym samym czasie, w takich samych warunkach, w takim samym zakresie. Przebieg wizji lokalnej musi spełniać postulat równego traktowania wykonawców i niedopuszczalne jest, aby niektórych z nich traktować preferencyjnie, umożliwiając im zbadanie terenu realizacji zamówienia w innym terminie albo zebranie innych danych (na przykład umożliwiając im wstęp do pomieszczeń, do których nie byli wpuszczani pozostali wykonawcy).
Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o umożliwienie mu odbycia wizji lokalnej. Jednak w takim przypadku zamawiający może ocenić, że warunki realizacji zamówienia są standardowe i nie zgodzić się na wizję. Jeśli jednak się na nią zgadza, powinien zorganizować ją w sposób dostępny dla wszystkich zainteresowanych wykonawców.
Jeśli zamawiający przewiduje przeprowadzenie wizji lokalnej, powinien wyznaczyć dłuższy niż minimalny termin składania ofert (art. 9a ust. 2 p.z.p.). Nadal musi również odpowiadać na pytania wykonawców, a przy okazji organizowanej wizji może zorganizować również zebranie wykonawców. Nieobecność wykonawcy na wizji lokalnej nie pozbawia go prawa zadawania pytań, chociaż już w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych (która wejdzie w życie 1 stycznia 2021 r.) sytuację tę uregulowano odmiennie. Mianowicie zamawiający będzie mógł wymagać obecności wykonawcy na wizji lokalnej, a jeżeli takie wymaganie określi, to ofertę złożoną bez odbycia wizji lokalnej odrzuci.
Wizja lokalna nie może zastąpić dobrego, czyli dokładnego i wyczerpującego opisu przedmiotu zamówienia, ale może bardzo pomóc wykonawcy w obiektywnej ocenie warunków, z którymi na etapie realizacji zamówienia przyjdzie mu się zmierzyć. To z kolei zaowocuje bardziej adekwatną ofertą i mniejszymi problemami na etapie realizacji zamówienia, a przynajmniej pozwoli lepiej ocenić ryzyka związane z realizacją kontraktu.
Anna Prigan, radca prawny, praktyka infrastruktury, transportu, zamówień publicznych i PPP kancelarii Wardyński i Wspólnicy
