Realizacja zamówień na prezenty poprzez dynamiczny system zakupów | Co do zasady

Choć fabryka Świętego Mikołaja w okresie przedświątecznym pracuje pełną parą, nie jest w stanie nadążyć z produkcją zabawek. O tym, że nie każdy prezent powstaje w fabryce w Rovaniemi (albo jej oddziale w Suwałkach), świadczy chociażby informacja „Made in China” umieszczona na niektórych prezentach znajdowanych pod choinką. Dobrym rozwiązaniem dla Świętego Mikołaja wydaje się zatem możliwość skorzystania z dobrodziejstw tzw. dynamicznego systemu zakupów, który umożliwia nabycie prezentów w drodze udzielanych zamówień publicznych.

Dynamiczny system zakupów to nic innego jak ograniczony w czasie elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy powszechnie dostępne nabywane na podstawie umowy sprzedaży lub usługi powszechnie dostępne. Dynamiczny system zakupów został uregulowany w przepisach art. 102-109 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Jest to rozłożony w czasie proces, który co do zasady może trwać do 4 lat.

Rodzaj zamówień, które mogą być objęte tym systemem, zbliżony jest do zamówień udzielanych w trybie licytacji elektronicznej czy zapytania o cenę, jednak w odróżnieniu do nich nie jest limitowany górną granicą wartości zamówienia, tylko zakresem dostaw. System dopuszcza bowiem jedynie takie dostawy, które są nabywane na podstawie umowy sprzedaży.

Postępowanie w takiej sytuacji składa się z dwóch części: z ustanowienia dynamicznego systemu zakupów oraz udzielenia zamówienia objętego tym systemem. Postępowanie odbywa się wyłącznie przy użyciu drogi elektronicznej (tą drogą są składane także oferty). Utworzenie dynamicznego systemu zakupów wymaga sporządzenia ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W odpowiedzi na to ogłoszenie wykonawcy, w celu dopuszczenia do udziału w systemie, składają oferty orientacyjne wraz z niezbędnymi dokumentami. Święty Mikołaj po weryfikacji tych ofert dopuszcza wykonawców do systemu, a w przypadku niedopuszczenia informuje ich o przyczynach niedopuszczenia. Wykonawcy mogą składać oferty orientacyjne przez cały czas trwania systemu, jak również je modyfikować.

Ten sposób udzielania zamówień ma tę przewagę nad „tradycyjnym” sposobem udzielania zamówień, że pozwoli Świętemu Mikołajowi stworzyć listę potencjalnych wykonawców, którzy są w stanie zrealizować zamówienie. Dodatkowo, w porównaniu z umową ramową, system ten nie wyłącza możliwości ubiegania się o zamówienia wykonawcom, którzy pierwotnie nie zakwalifikowali się do dynamicznego systemu zakupów.