Pełnomocnictwa udzielane za granicą a wykazanie reprezentacji | Co do zasady

Na dowód, że pełnomocnictwa w imieniu podmiotu zagranicznego udzieliły osoby mające prawo ten podmiot reprezentować, zwykle przedkłada się odpis z rejestru handlowego albo poświadczenie przez notariusza. Co jednak z państwami, w których nie ma rejestrów handlowych, a notariusze nie mają uprawnień do potwierdzania reprezentacji?

Zasadą w postępowaniach rejestrowych w Polsce (np. w KRS, rejestrze zastawów czy księgach wieczystych) jest to, że pełnomocnik, składając do sądu dokument pełnomocnictwa, musi jednocześnie wykazać, że pełnomocnictwo zostało należycie udzielone, tj. że oświadczenie o udzieleniu tego pełnomocnictwa złożyły osoby mające prawo reprezentować podmiot, który tego pełnomocnictwa udziela. W przypadku polskiej jurysdykcji w myśl art. 89 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego złożenie dokumentu wykazującego umocowanie lub jego uwierzytelnionego odpisu nie jest wymagane, jeżeli sąd może stwierdzić umocowanie na podstawie wykazu lub innego rejestru, do którego ma dostęp drogą elektroniczną. Tak jest w przypadku rejestru przedsiębiorców KRS.

Inaczej sprawa ma się w przypadku wykazywania umocowania sygnatariuszy pełnomocnictw udzielanych przez podmioty zagraniczne. Wówczas należy zastanowić się, jakie dokumenty przedstawić polskiemu sądowi, aby udowodnić, że pełnomocnictwa w imieniu podmiotu zagranicznego udzieliły osoby mające prawo ten podmiot reprezentować.

Odpis z rejestru handlowego

Podstawowym dokumentem określającym zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji jest zwykle rejestr handlowy. W wielu państwach na świecie (a niemalże we wszystkich w Unii Europejskiej) takie rejestry funkcjonują, z tym że w różnych krajach w różny sposób. Jedne mogą być np. dostępne online i wydruk z systemu ma wówczas moc dokumentu urzędowego, inne z kolei mogą być jedynie pobrane z sądu czy innego właściwego organu. W takim przypadku trzeba się liczyć z tym, że uzyskanie odpisu z rejestru może być czasochłonne. Kwestie takie należy zawsze omówić z zagranicznym mocodawcą.

Należy także pamiętać, że ponieważ odpis z rejestru handlowego jest zagranicznym dokumentem urzędowym, aby posłużyć się nim w relacjach z polskimi organami administracji lub przed polskimi sądami co do zasady trzeba będzie go legalizować (o ile wymóg ten nie został zniesiony na podstawie umowy międzynarodowej zawartej przez Polskę) lub uzyskać klauzulę apostille (gdy dokument wydano w państwie będącym stroną konwencji haskiej; zob. także artykuł nt. legalizacji dokumentów). Taki odpis z rejestru wraz z apostille (jeśli istniał wymóg jej uzyskania) należy przetłumaczyć następnie przysięgle na język polski i wówczas komplet dokumentów można przedłożyć sądowi polskiemu, w którym składane będzie pełnomocnictwo.

Poświadczenie przez notariusza

Kolejnym sposobem na wykazanie prawidłowego umocowania jest potwierdzenie przez zagranicznego notariusza dokonującego notaryzacji pełnomocnictwa, że osoby, które udzieliły pełnomocnictwa, były do tego należycie upoważnione. Co do zasady w większości jurysdykcji notariusze mają kompetencje do dokonywania takich czynności. Należy jednak dokładnie ustalić z mocodawcą, jaki charakter ma mieć notaryzacja, w praktyce bowiem w wielu jurysdykcjach istnieje zwykłe poświadczenie podpisów albo pełna notaryzacja. Przy zwykłym poświadczeniu notariusz zasadniczo ogranicza się do stwierdzenia, że okazano mu dokument pełnomocnictwa i że podpisały go określone osoby. Taka notaryzacja na pewno nie spełnia wymagań wykazania umocowania sygnatariuszy dla potrzeb sądów polskich. Dlatego też należy zadbać, aby notariusz zagraniczny, dokonując poświadczenia podpisów i certyfikacji notarialnej pełnomocnictwa, opisał także, w jakim charakterze działają osoby podpisujące za dany podmiot pełnomocnictwo oraz że dokument pełnomocnictwa został należycie podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji danego podmiotu. Niekiedy w niektórych krajach (np. w Wielkiej Brytanii) notariusze dodają również, że pełnomocnictwo jest ważne i obowiązujące.

A jak to się robi w Ameryce?

Problem pojawia się jednak wówczas, gdy w danym państwie nie istnieje rejestr handlowy, na podstawie którego można wykazać reprezentację danego podmiotu, a notariusze nie mają uprawnień do potwierdzania reprezentacji.

Sytuacja taka występuje w Stanach Zjednoczonych Ameryki. W USA nie istnieje jeden system prawny – każdy stan rządzi się swoim własnym prawem. Z praktyki zawodowej autora wynika, że poza stanami Massachusetts oraz Luizjaną nie istnieją żadne rejestry handlowe dla spółek. Zasady reprezentacji spółek są umieszczane w różnych wewnętrznych dokumentach spółkowych i nie są ujęte w żadnym formalnym publicznym rejestrze. Dodatkowo zasadniczo amerykańscy notariusze we wszystkich stanach nie są upoważnieni i nie mogą potwierdzać należytej reprezentacji sygnatariuszy dokumentów przez nich poświadczanych.

Należy więc rozważyć, czy istnieją jakiekolwiek dokumenty wykazujące umocowanie podmiotów z USA, które można przedstawić sądom polskim. Jak wspomniano wyżej, zasady reprezentacji spółek amerykańskich są umieszczane w różnych wewnętrznych dokumentach korporacyjnych. W zależności od stanu, którego prawu podlega dany podmiot, należy ustalić, jakie dokumenty wewnętrzne regulują zasady reprezentacji oraz wymieniają osoby uprawnione do reprezentacji.

Najczęściej takie informacje będą zawarte w dokumencie zwanym Secretary’s Certificate. Dokument ten może wystawić sekretarz spółki, wybrany uprzednio przez Radę Dyrektorów. W praktyce w obrocie gospodarczym w USA sekretarz spółki pełni rolę rejestru oraz organu wewnętrznego, który potwierdza reprezentację spółki. Trzeba wziąć pod uwagę, że Secretary’s Certificate nie jest dokumentem urzędowym wystawianym przez władze publiczne, a jedynie wewnętrznym dokumentem sporządzanym przez organy spółki. Niestety zasadniczo w większości stanów nie jesteśmy w stanie uzyskać żadnego innego dokumentu wykazującego zasady reprezentacji. Tak więc przy składaniu w sądzie polskim pełnomocnictwa udzielonego na terenie Stanów Zjednoczonych możliwym sposobem wykazania umocowania osób udzielających pełnomocnictwa wydaje się dołączenie do poświadczonego notarialnie i opatrzonego klauzulą apostille pełnomocnictwa dokumentu zwanego Secretary’s Certificate opatrzonego klauzulą apostille.

Podsumowanie

Podsumowując, proces uzyskania prawidłowego pełnomocnictwa z zagranicy wymaga dokładnej analizy i koordynacji. Należy ustalić, jaka jest najlepsza możliwość uzyskania potwierdzenia umocowania w danym kraju. Oprócz rejestrów przedsiębiorców analogicznych do polskiego KRS, najczęściej najefektywniejszą ścieżką będzie poświadczenie reprezentacji przez notariusza, który dokonuje notaryzacji pełnomocnictwa. Należy jednak wówczas wyraźnie zaznaczyć, jakie są nasze oczekiwania i co dokładnie zagraniczny notariusz powinien dla nas poświadczyć. Jeżeli zaś w danym kraju żadna z tych opcji nie jest dostępna, należy rozważyć alternatywne rozwiązania, np. Secretary’s Certificate.

Mateusz Tusznio, adwokat, praktyka bankowości i finansowania projektów kancelarii Wardyński i Wspólnicy