Godziny nadliczbowe przedstawicieli handlowych
Pracodawcy zatrudniający przedstawicieli handlowych stoją przed wyzwaniem, jak prawidłowo rozliczyć ich godziny nadliczbowe. Pomocnym rozwiązaniem jest wprowadzenie do umowy o pracę ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych. Jak jednak prawidłowo określić taki ryczałt? Czy wypłata ryczałtu zawsze zwalnia pracodawcę z obowiązku zapłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych?
Przedstawicielom handlowym, tak jak innym pracownikom, przysługują wszystkie świadczenia wynikające z Kodeksu pracy, w tym także wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Z uwagi jednak na specyfikę pracy przedstawicieli handlowych kontrola ich czasu pracy, a tym samym dokładne wyliczenie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, jest znacznie utrudnione. Trudność tę dostrzega również ustawodawca, który w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy pozwala określić wynagrodzenie wraz z dodatkiem za godziny nadliczbowe w formie ryczałtu (art. 1511 § 4 Kodeksu pracy).
Zgodnie z orzecznictwem ryczałt powinien być zasadniczo wyodrębniony z wynagrodzenia zasadniczego. Uznanie, że ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych może stanowić niewyodrębnioną część wynagrodzenia, narusza art. 1511 § 4 Kodeksu pracy. Nie jest jednak jasne, czy wyodrębnienie ryczałtu może nastąpić wyłącznie poprzez wskazanie liczby godzin nadliczbowych, których przepracowanie strony przewidują, czy też każdorazowo ryczałt należy określić kwotowo.
W celu umożliwienia sądowej kontroli w tym zakresie zasadne wydaje się, żeby ryczałt określać kwotowo. Określenie ryczałtu wyłącznie przez wskazanie liczby godzin nadliczbowych przewidywanych przez strony, bez wskazania konkretnej kwoty ryczałtu, wiąże się z ryzykiem uznania przez sąd, że umowa o pracę w tym zakresie jest nieważna. Będzie to oznaczało, że obok wynagrodzenia umówionego przez strony pracodawca będzie musiał wypłacić dodatkowe wynagrodzenie oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest jednak wskazanie w umowie określonej kwoty ryczałtu oraz liczby godzin nadliczbowych, którym ten ryczałt odpowiada. Należy przy tym pamiętać, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych, nie więcej jednak niż przeciętnie 8 godzin tygodniowo. Kwota ryczałtu powinna przy tym zostać skalkulowana z zachowaniem zasad określonych w art. 1511 Kodeksu pracy i uwzględniać wynagrodzenie oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Tak określona kwota ryczałtu powinna być aktualizowana wraz z każdorazową podwyżką wynagrodzenia za pracę pracownika.
Prawidłowe określenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych w umowie o pracę nie zwolni jednak pracodawcy z obowiązku dopłaty do ryczałtu, jeśli pracownik wykonywał pracę w wyższym wymiarze niż było to przewidywane. Dlatego też chociaż art. 149 § 2 Kodeksu pracy zwalnia pracodawcę z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe, pracodawcy, na wypadek ewentualnego sporu, nie powinni całkowicie rezygnować z kontroli czasu pracy przedstawicieli handlowych.
Kontrola czasu pracy przedstawicieli handlowych może się odbywać np. poprzez ewidencjonowanie łącznej liczby godzin przepracowanych przez te osoby w danym dniu lub tygodniu pracy. W tym celu pracodawca może żądać przedstawienia przez pracownika dziennego lub tygodniowego raportu z wykonanych przez niego zadań wraz ze wskazaniem liczby faktycznie przepracowanych godzin. Jeśli kontrola czasu pracy wykaże, że przedstawiciel handlowy przekracza ustalone limity godzin nadliczbowych, pracodawca powinien zrekompensować pracownikowi dotychczasową pracę w wyższym wymiarze, a na przyszłość – zmniejszyć liczbę powierzonych pracownikowi zadań lub zwiększyć wysokość ryczałtu, z zachowaniem jednak norm czasu pracy i okresów odpoczynku.
Agnieszka Godusławska, praktyka prawa pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy
